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Sommaire des fiches métier

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Réalise et analyse les prévisions de vente, coordonne les flux d'acheminement et optimise les stocks de produits. Peut encadrer une équipe d'approvisionneurs.

Autres appellations

  • Responsable prévisions et approvisionnement

Fiches ROME

  • N1301 : Conception et organisation de la chaîne logistique
  • M1102 : Direction des achats

Conditions d'exercice du métier

Dans certaines entreprises, la fonction approvisionnements peut être associée à la fonction achats. Le degré d'informatisation de l'entreprise peut générer des différences significatives dans les méthodes et outils utilisés.

Selon qu'il/elle encadre une équipe ou qu'il/elle assure seul(e) les approvisionnements, le périmètre de l'activité du / de la responsable approvisionnements peut varier. 

 

Activités professionnelles

Définition du plan d'approvisionnement

  • Identification des prévisions de vente
  • Identification du niveau du stock de sécurité pour chaque produit 
  • Négociation / détermination des délais, des quantités, des conditions de livraison avec les fournisseurs et avec les transporteurs 
  • Elaboration du plan d'approvisionnement avec les fournisseurs (quantités à commander et des dates de livraison optimales …)
  • Elaboration des bons de commandes
  • Relance et suivi des fournisseurs

Pilotage des opérations d'approvisionnement

  • Elaboration et suivi des indicateurs de performance et de tableaux de bord 
  • Suivi et contrôle des opérations d'approvisionnement
  • Supervision du planning des livraisons
  • Vérification du respect des engagements pris par les fournisseurs et les transporteurs (délais, prix, qualité, …) en direct ou par l'intermédiaire d'un service interne 
  • Elaboration et réajustement des programmes de réception en lien avec les transporteurs et le ou les lieux de stockage  
  • Reporting des états de l'approvisionnement
  • Mise en œuvre d'actions correctives en cas de difficulté (alerte du service achats …)

Optimisation des stocks

  • Pilotage des inventaires 
  • Mise à jour de données dans le progiciel de gestion, les bases de données internes en fonction de l'évolution des ventes et des stocks 
  • Optimisation du stock en continu 
  • Actions correctives en cas d'aléas en lien direct avec le réseau de distribution pour les activités « retail » (réassorts, mises en avant de produits, actions promotionnelles, …) ou en collaboration avec le service commercial ou marketing pour les activités « négoce » (négociation d'un minimum d'achat fournisseurs plus faible, plans d'actions commerciales, …) 

Traitement des aléas et des réclamations vis-à-vis des fournisseurs / du réseau de distribution

  • Identification des aléas, des réclamations et leur degré d'urgence 
  • Identification des priorités nécessitant une intervention urgente
  • Traitement des urgences 
  • Recherche de solutions en cas d'urgence ou d'aléas
  • Négociation avec les fournisseurs et/ou les transporteurs en cas d'aléas
  • Mise en œuvre d'actions correctives

Autres activités possibles

  • Organisation et management du service approvisionnement
  • Traitement des retours fournisseurs, notamment retours de fin de saison 
  • Supervision des opérations de dédouanement

Compétences

Elaborer un plan d'approvisionnement

  • Analyser les prévisions de vente afin de déterminer le plan d'approvisionnement
  • Déterminer les quantités à commander et les dates de livraison optimales afin d'assurer les approvisionnements nécessaires et le service au client selon les standards de qualité de l'entreprise 
  • Définir pour chaque produit le niveau du stock de sécurité en tenant compte des impératifs économiques, commerciaux et techniques de l'activité 
  • Définir les plannings d'approvisionnement 
  • Elaborer des indicateurs et tableaux de bord permettant le suivi et l'analyse de l'activité 

Piloter les opérations d'approvisionnement

  • Etablir et maintenir des relations positives avec les fournisseurs 
  • Formaliser le plan d'approvisionnement avec les fournisseurs (quantités à commander et des dates de livraison optimales …)
  • Négocier des délais, des quantités, des conditions de livraison avec les fournisseurs et avec les transporteurs 
  • Optimiser les passations de commandes en vue d'obtenir des réductions de coût auprès des fournisseurs (économie en coûts de manutention, optimisation du chargement des véhicules routiers, commandes lors des périodes de promotion ou de pré-saison, …)
  • Contrôler le respect du planning de livraisons
  • Evaluer le respect des engagements pris par les fournisseurs et les transporteurs (délais, prix, qualité, …) et alerter le service achats en cas de difficulté 
  • Négocier des solutions adaptées avec les fournisseurs et/ou les transporteurs en cas d'aléa ou de litige 
  • Analyser les tableaux de bord et l'évolution des indicateurs de performance, identifier les anomalies 
  • Proposer et mettre en œuvre des actions correctives adaptées

Analyser et ajuster le niveau des stocks

  • Piloter des inventaires afin de garantir la fiabilité des informations portant sur les stocks 
  • Analyser l'évolution des indicateurs permettant de mesurer l'efficacité de l'approvisionnement : taux de service, taux de rotation des stocks, taux de rupture, taux de disponibilité, valeur du stock, taux de dépréciation, … 
  • Optimiser en continu le niveau des stocks en tenant compte des contraintes financières, de la logistique, de la vente et des fournisseurs 
  • Utiliser un logiciel de gestion (GPAO, ERP ou applicatif interne) pour réaliser les paramétrages adaptés aux besoins de l'entreprise et enregistrer les données

Communiquer et négocier avec les services de l'entreprise

  • Evaluer les impacts sur les différents services de l'entreprise d'un surstock, d'une rupture, d'un aléa ou d'un retard de livraison et alerter les interlocuteurs compétents 
  • Réaliser le reporting de son activité à sa hiérarchie et aux autres services concernés
  • Concevoir des solutions pertinentes en cas d'aléa ou de retard en tenant compte des contraintes des différents services 
  • Négocier des solutions adaptées en cas d'aléa avec les différents services de l'entreprise : logistique, transport, vente, achats, … 

Organiser ses activités

  • Organiser ses activités à court, moyen et long termes de manière à maintenir une cadence adaptée dans les approvisionnements
  • Evaluer le degré d'urgence d'un aléa
  • Identifier les priorités nécessitant une intervention urgente
  • Traiter les urgences et les aléas avec calme et recul

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Accès au métier

Pré requis 
Une formation et/ou une expérience dans le domaine des achats et/ou de la logistique et de l'organisation de la supply-chain ainsi que de la gestion est nécessaire pour accéder au métier de responsable approvisionnement. En fonction de la taille de l'équipe, une expérience du management peut également être nécessaire.

Parcours possibles (attention cette liste est seulement indicative)
Licence, Master dans le domaine du commerce, des achats, de la logistique, du transport ou de la gestion

Domaines de connaissance

Connaissances techniques sur les produits et leurs fournisseurs
Caractéristiques des fournisseurs 
Caractéristiques techniques, contraintes et spécificités des produits commercialisés par l'entreprise 

Organisation logistique 
Méthodes d'approvisionnement 
Organisation de la chaîne logistique
Principes et procédures des transports, y compris internationaux 
Techniques de gestion des stocks 
Techniques d'analyse des flux de produits 
Techniques et outils de e-procurement 
Méthodes d'inventaire

Gestion économique des approvisionnements et optimisation des coûts
Techniques de gestion d'un portefeuille de produits 
Tableaux de bord et évaluation de la performance
Analyse des coûts du stockage 
Systèmes d'évaluation de la performance (5S, Kanban, …)

Législation / Réglementation
Droit du transport de marchandises 
Réglementations associées aux produits commercialisés par l'entreprise 
Réglementation en Import-Export
Règles de compliance

Communication et négociation
Techniques de négociation
Techniques de communication
Langues étrangères : anglais, une autre langue selon la localisation des fournisseurs 

Organisation  
Méthodologie de projet ; méthodes agiles
Techniques de travail collaboratif
Outils d'évaluation de la performance

Outils bureautiques et informatiques 
Logiciels de traitement de texte, tableurs
Logiciels de gestion des approvisionnements et des flux
Progiciels de gestion de la relation client (CRM)
Progiciels de gestion : progiciels de gestion intégrée (ERP), de gestion d'entrepôt (WMS)
Systèmes de planification avancée (APS)
Outils de simulation et de prédiction

Management / animation d'équipe 
Techniques d'animation d'équipe
Techniques de conduite d'entretiens et de réunions
Techniques de transmission de savoir-faire 
Techniques de recrutement 

 

D'un métier à l'autre …

Le responsable approvisionnement peut évoluer vers les métiers des achats et devenir responsable achats ou bien vers les métiers de la logistique.

Un métier en mouvement

Les métiers liés à l'approvisionnement évoluent avec le développement important des outils numériques, qui permettent d'automatiser une partie croissante des process.

En tant qu'expert métier, le/la responsable approvisionnement participe souvent à la modélisation mathématique des process (part croissante du prédictif) et à l'évolution des outils informatiques en mettant à disposition sa maîtrise des process. La part de gestion de projet est également en augmentation dans le métier, nécessitant la maîtrise de méthodes de type « agile », ainsi que la mise en place de systèmes d'évaluation de la performance.

 

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