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Sommaire des fiches métier

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Analyse les prévisions de vente, ordonnance les achats et/ou pilote les réassorts.

 

Autre appellation

  • Responsable planification

Fiches ROME

Conditions d'exercice du métier

Le/la responsable approvisionnement dans les commerces de gros de l'habillement, de la mercerie, de la chaussure et du jouet exerce son activité en collaboration avec les différents services de l'entreprise : commercialisation, achat, logistique, marketing produit,…

Les activités d'approvisionnement sont stratégiques pour les entreprises de la branche car elles contribuent à la qualité et à la fiabilité du service apporté au client. Dans les petites équipes, les responsables approvisionnement peuvent également être chargés d'activités en lien avec les achats (mise en évidence des besoins à partir de l'analyse des ventes réalisées, sélection de produits répondant aux besoins, …).

Evolution du métier

Le métier de responsable approvisionnement connait au sein de la branche une évolution du fait du développement de l'utilisation des progiciels de gestion comptable, commerciale et de gestion des stocks qui permettent un pilotage fin des approvisionnements. 

Le développement du e-commerce pourrait avoir un impact sur ses activités et ses compétences en lien avec la planification des commandes, l'ordonnancement des achats et l'élaboration de plans d'approvisionnement.

A l'instar des entreprises industrielles, les entreprises de la branche utilisent le processus « PIC » (plan Industriel et commercial) également nommé « SOP » (Sales and Operations Plan) pour piloter en équipe élargie les problématiques liées à la gestion de flux et améliorer l'efficacité de la supply- chain. Ce pilotage s'étend des relations avec les fournisseurs jusqu'à la livraison des clients. Les responsables approvisionnement se situant à l'interface de différents services et interlocuteurs, leur implication dans ce type de démarche est essentielle. 

 

 

Activités professionnelles

Définition du plan d'approvisionnement

  • Identification des prévisions de vente
  • Identification du niveau du stock de sécurité pour chaque produit 
  • Négociation / détermination des délais, des quantités, des conditions de livraison avec les fournisseurs et avec les transporteurs 
  • Elaboration du plan d'approvisionnement avec les fournisseurs (quantités à commander et des dates de livraison optimales …)
  • Elaboration des bons de commandes
  • Relance et suivi des fournisseurs

Pilotage des opérations d'approvisionnement

  • Elaboration et suivi des indicateurs de performance et de tableaux de bord 
  • Suivi et contrôle des opérations d'approvisionnement
  • Supervision du planning des livraisons
  • Vérification du respect des engagements pris par les fournisseurs et les transporteurs (délais, prix, qualité, …) en direct ou par l'intermédiaire d'un service interne 
  • Elaboration et réajustement des programmes de réception en lien avec les transporteurs et le ou les lieux de stockage  
  • Reporting des états de l'approvisionnement
  • Mise en œuvre d'actions correctives en cas de difficulté (alerte du service achats …)

Optimisation des stocks

  • Pilotage des inventaires 
  • Mise à jour de données dans le progiciel de gestion, les bases de données internes en fonction de l'évolution des ventes et des stocks 
  • Optimisation du stock en continu 
  • Actions correctives en cas d'aléas en lien direct avec le réseau de distribution pour les activités « retail » (réassorts, mises en avant de produits, actions promotionnelles, …) ou en collaboration avec le service commercial ou marketing pour les activités « négoce » (négociation d'un minimum d'achat fournisseurs plus faible, plans d'actions commerciales, …) 

Traitement des aléas et des réclamations vis-à-vis des fournisseurs / du réseau de distribution

  • Identification des aléas, des réclamations et leur degré d'urgence 
  • Identification des priorités nécessitant une intervention urgente
  • Traitement des urgences 
  • Recherche de solutions en cas d'urgence ou d'aléas
  • Négociation avec les fournisseurs et/ou les transporteurs en cas d'aléas
  • Mise en œuvre d'actions correctives

Autres activités possibles

  • Organisation et management du service approvisionnement
  • Traitement des retours fournisseurs, notamment retours de fin de saison 
  • Supervision des opérations de dédouanement

Compétences

Elaborer un plan d'approvisionnement

  • Analyser les prévisions de vente afin de déterminer le plan d'approvisionnement
  • Déterminer les quantités à commander et les dates de livraison optimales afin d'assurer les approvisionnements nécessaires et le service au client selon les standards de qualité de l'entreprise 
  • Définir pour chaque produit le niveau du stock de sécurité en tenant compte des impératifs économiques, commerciaux et techniques de l'activité 
  • Définir les plannings d'approvisionnement 
  • Elaborer des indicateurs et tableaux de bord permettant le suivi et l'analyse de l'activité 

Piloter les opérations d'approvisionnement

  • Etablir et maintenir des relations positives avec les fournisseurs 
  • Formaliser le plan d'approvisionnement avec les fournisseurs (quantités à commander et des dates de livraison optimales …)
  • Négocier des délais, des quantités, des conditions de livraison avec les fournisseurs et avec les transporteurs 
  • Optimiser les passations de commandes en vue d'obtenir des réductions de coût auprès des fournisseurs (économie en coûts de manutention, optimisation du chargement des véhicules routiers, commandes lors des périodes de promotion ou de pré-saison, …)
  • Contrôler le respect du planning de livraisons
  • Evaluer le respect des engagements pris par les fournisseurs et les transporteurs (délais, prix, qualité, …) et alerter le service achats en cas de difficulté 
  • Négocier des solutions adaptées avec les fournisseurs et/ou les transporteurs en cas d'aléa ou de litige 
  • Analyser les tableaux de bord et l'évolution des indicateurs de performance, identifier les anomalies 
  • Proposer et mettre en œuvre des actions correctives adaptées

Analyser et ajuster le niveau des stocks

  • Piloter des inventaires afin de garantir la fiabilité des informations portant sur les stocks 
  • Analyser l'évolution des indicateurs permettant de mesurer l'efficacité de l'approvisionnement : taux de service, taux de rotation des stocks, taux de rupture, taux de disponibilité, valeur du stock, taux de dépréciation, … 
  • Optimiser en continu le niveau des stocks en tenant compte des contraintes financières, de la logistique, de la vente et des fournisseurs 
  • Utiliser un logiciel de gestion (GPAO, ERP ou applicatif interne) pour réaliser les paramétrages adaptés aux besoins de l'entreprise et enregistrer les données

Communiquer et négocier avec les services de l'entreprise

  • Evaluer les impacts sur les différents services de l'entreprise d'un surstock, d'une rupture, d'un aléa ou d'un retard de livraison et alerter les interlocuteurs compétents 
  • Réaliser le reporting de son activité à sa hiérarchie et aux autres services concernés
  • Concevoir des solutions pertinentes en cas d'aléa ou de retard en tenant compte des contraintes des différents services 
  • Négocier des solutions adaptées en cas d'aléa avec les différents services de l'entreprise : logistique, transport, vente, achats, … 

Organiser ses activités

  • Organiser ses activités à court, moyen et long termes de manière à maintenir une cadence adaptée dans les approvisionnements
  • Evaluer le degré d'urgence d'un aléa
  • Identifier les priorités nécessitant une intervention urgente
  • Traiter les urgences et les aléas avec calme et recul

Domaines de connaissances

  • Organisation de la chaine logistique
  • Caractéristiques des produits commercialisés par l'entreprise et leurs fournisseurs 
  • Réglementation associée au secteur d'activités de l'entreprise
  • Organisation de l'entreprise et rôle des différents services
  • Techniques de gestion des stocks et d'optimisation des flux de marchandises 
  • Droit du transport de marchandises et droit commercial  
  • Techniques de communication et négociation 
  • Anglais ou autre(s) langue(s) étrangère(s)
  • Informatique : Bureautique, logiciels d'approvisionnement, progiciels de gestion de flux, progiciels de gestion intégrée (ERP)

Accès au métier

L'accès au métier peut s'effectuer après une expérience professionnelle dans le domaine des achats ou de la logistique et d'une bonne connaissance des spécificités des produits et de l'organisation de l'entreprise.

 

Formations liées au métier

Certifications de niveau III (Bac + 2) à I (Bac + 4 à 5) dans le domaine du commerce, de la logistique et/ou du transport et la gestion : BTS Transport et prestations logistiques, DUT Gestion Logistique et Transport, BTS Commerce international, DUT Gestion des Entreprises et Administrations, Licence Professionnelle Commerce ou Logistique, Master commerce / commerce international / organisation logistique 

 

Quelles évolutions possibles ?

Les responsables approvisionnement peuvent évoluer vers des métiers de management : responsable logistique, responsable transports ou vers les métiers des achats.

 

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